近年、多くの企業で働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進され、旧来の業務フローやビジネスツールが見直されつつあります。その中でも、FAX注文はその象徴的な存在と言えます。しかし、現在でも意外と多くの企業がFAX注文を続けており、その背景に疑問を抱く方も少なくありません。
この記事では、FAX注文の利用動向や課題、代替方法について詳しく解説します。
FAXの利用率は低下している
総務省の「令和4年通信利用動向調査」によると、パソコン・スマホ・タブレットといったデジタル端末の普及とともにFAXの利用率は年々減少しています。
出典：総務省「令和4年通信利用動向調査」
上記は世帯普及率のデータとなりますが、企業においてもデジタル化の流れに伴いFAXが利用されるシーンは年々低下し続けています。
全業界・全業種でみるとFAXの利用は低下傾向にありますが、不動産・建設・飲食・医療業界など、紙ベースの資料や手書きが必要な業務が多い一部の業界では根強く利用され続けています。
FAX注文の課題点
FAX注文が現代のビジネスシーンに適していない理由として、まず業務効率の低さが挙げられます。デジタルツールに置き換えた場合、その非効率さは明確です。以下にFAXで受発注処理を行う際に生じる主要な問題点をまとめます。
1. 時間がかかるやり取り
FAXは注文用紙の記入にも時間がかかりますし、受注側も随時確認を行うわけではないため、やり取りに時間がかかります。確認忘れや見落としが起こりやすいという懸念もあります。メールやECサイトのような即時性は期待できません。
2.情報管理が非効率
FAX注文では、受注した情報・履歴を紙ベースで管理するため、情報の共有や管理に手間と時間がかかります。注文情報を速やかに確認できないため、業務効率が下がってしまいます。
3.送信ミスが起こりやすい
FAXは誤送信・送信エラーが他の媒体に比べて起こりやすい性質を持ちます。
FAXは送信時に情報が暗号化されないため、第三者に情報が漏洩するリスクがあります。特に個人情報や機密情報の取り扱いが重要な業界では、こうしたセキュリティリスクが重大な問題となりえます。近年ではデータ保護規制（GDPRなど）の強化により、FAX利用のリスクがさらに注目されています。
また、受信側の都合で読み取りや出力ができない場合もあります。
4. 維持コスト
FAXは印刷用紙・インク・トナー等の消耗品を定期的に補充する必要があるため、機器を使い続ける限り維持管理の手間やコストが発生し続けます。
5.テレワーク・リモートワークに非対応
コロナ禍以降、テレワーク・リモートワークが推奨されていますが、FAX注文では対応できないことも大きな問題点・課題点です。FAXは機器がある場所でしか送受信できないことや、複数の場所のメンバーで情報共有できないこと、書面の保管場所が必要であることなどが主な理由として挙げられます。
テレワーク・リモートワークを導入したものの、FAX注文に関与するメンバーはオフィスへの出社を余儀なくされている企業も多くあります。
6. デジタル化の阻害
近年では企業が生産性・業務効率を向上させるために、デジタル化の推進が強く推奨されています。しかし、FAX注文により従来の働き方を維持してしまい、システム導入やデジタル化に意識が向かなかったり、デジタル化したい場合でもツールやシステムがFAXに対応していないため業務効率化のチャンスを逃す恐れがあります。
このようにさまざまな面でデジタル化の阻害要因となることも、FAX注文を続ける大きな問題点・課題点です。
FAX注文がなくならない理由とは
ペーパーレスやデジタル化が進む現代でも、多くの企業がFAX注文を続けています。FAX注文がなくならない背景には、いくつかの要因があります。
1.業務内容の見直しが負担になる
FAXを廃止するには、新たなシステム導入や業務フローの再設計が必要です。これには時間、コスト、労力がかかり、特に中小企業にとっては大きな障壁となります。
2. 手書きの利便性
FAXは手書きで直接メモを入れたり、受発注や連絡を行ったりといったことが手軽にできます。このメリットは意外と大きく、送信側・受信側ともに手書きの利便性は根強い支持を受けています。
OCR（光学文字認識）・FAXの電子データ化といった技術でデジタル化・効率化を図る手法もありますが、FAXに比べて手軽さが劣るため、完全な代替手段としては普及しにくい状況です。
3. 取引先の意向
自社の顧客・取引先がFAXでのやり取りを希望している場合は、自社だけが簡単にFAXをやめることができません。別手段への切り替えには、顧客・取引先の協力が必要であり、協力を得られない場合には引き続きFAXによるやり取りを継続するしかありません。関係性を維持するためにもあまり強気な発言が難しいという事情もあります。
実際に、FAXの廃止を希望しているものの、顧客・取引先との兼ね合いにより実現が難しい企業は少なくありません。
4. コスト面の問題
FAXを廃止するには、FAXに代わる受発注・連絡のためのシステムを導入する必要があります。例えばBtoB-ECやBtoB-ECやEDIなどのシステムを導入するには初期投資が必要です。運用コストも含め、FAXよりも高額なため、特に発注件数が少ない企業にとっては導入が難しいのが実情です。
このようなコストメリットが得られないケースも、FAXを別システムに代替する経営判断が得られないため、FAXを使いつづける大きな原因となっています。
5. ITリテラシーの不足
経営陣や従業員のITリテラシー不足も要因の一つです。FAXが現状問題なく使えるため、デジタルツールの利便性や導入メリットに気づかず、FAXを使い続けるケースが多く見られます。古い体質の企業や変化を嫌う企業では特に顕著です。
FAX注文をやめる方法
FAX注文を廃止するためには、効果的な代替手段を導入することが不可欠です。以下に主な代替手段を紹介します。
インターネットFAX
既存のFAX機能をオンライン化し、パソコンやスマホから送受信できるサービス。FAXの手軽さを維持しつつ、ペーパーレス化を実現します。EDIやBtoB-ECへの移行期間中にも有効です。
EDI（インターネットEDI）
企業間を繋ぐ専用回線を用いて電子データを交換する受発注システム。導入コストはかかるが信頼性が高く、安定した取引が可能です。
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BtoB-EC
企業間取引のためのECサイト・システム。機能性・カスタマイズ性に優れており、柔軟な受発注・販売が可能。EDIよりも安価に導入が可能で、FAXの代替手段としては最もおすすめ。
FAX注文をやめるメリット
FAX注文の撤廃になかなか踏み切れない方は、FAX注文からECサイトでの注文へ代替することで得られるメリットを理解する方法がおすすめです。
ここでは、FAX注文からECサイト注文へとシフトするメリットについてご紹介します。
業務効率の大幅な向上
FAX注文をECサイトやデジタルツールに置き換えることで、手作業による確認や入力が削減され、受注業務の大部分を自動化・効率化してスピーディかつスムーズな処理を行うことが可能です。これにより、業務フローの自動化も進みます。
特に、定型業務の多い企業では、受注処理のスピード化により生産性が劇的に改善します。また、受注管理がすべてデジタル化されるため、担当者が書類を確認するために席を離れたり、紙の書類を探す手間が省けるようになります。自社のリモートワーク体制にも柔軟に対応できます。
例えば、BtoB企業での大規模な注文処理においては、FAXの利用が原因で納期の遅れや対応の手違いが発生するリスクが高く、デジタルツールを導入することでこうしたリスクを最小限に抑えることができます。
ヒューマンエラーの削減
FAX注文は、手書きの内容をシステムに入力する際にミスが発生しやすい特徴があります。特に、注文内容が不明瞭だったり、書面が破損した場合には、再確認のための時間がかかります。デジタル化により、受注データの入力が自動化されるため、確認作業や入力ミスが大幅に削減されます。デジタルツールは、バーコードスキャンやデータ入力自動化機能を持っていることが多く、こうした機能がヒューマンエラーの発生率を著しく低減させます。
たとえば、ECサイトを活用すれば、顧客が直接注文内容をシステムに入力するため、手作業によるミスがなくなり、取引相手とのトラブルも回避できます。
顧客側の利便性向上
FAX注文を廃止し、ECサイトを導入することで、顧客にとってもメリットが生じます。例えば、FAX注文では、注文用紙を印刷し、手書きで記入し、送信する必要があるため、時間と手間がかかります。しかし、ECサイトやオンライン注文システムを利用すれば、顧客は簡単な操作で24時間いつでも注文を行うことができ、リアルタイムで在庫状況や注文履歴を確認することも可能です。
特に多拠点展開している顧客にとっては、どの拠点からでも一元的に注文管理ができる点が大きな利便性となり、取引をスムーズに進める手助けとなります。
多様な決済方法に対応
FAX注文の場合、決済方法は限られており、主に銀行振込や口座振替が一般的です。しかし、BtoB-ECシステムを導入することで、クレジットカード、口座振替・銀行振込・代金引換・PayPalなど多様な決済手段に対応することができ、顧客にとっても柔軟な選択肢を提供できます。こうした決済方法の多様化は、BtoB取引においても顧客満足度の向上につながり、注文の機会を逃すことを防ぐ効果もあります。
データの一元管理と分析が可能
BtoB-ECやデジタルツールを導入するもう一つの大きなメリットは、受注データを一元的に管理し、分析に活用できる点です。従来のFAX注文では、紙ベースの記録が散在し、履歴を辿るのが非常に困難ですが、デジタルツールであれば注文の履歴や傾向を容易に追跡・分析することができます。これにより、需要予測や顧客ごとの購入傾向の把握がしやすくなり、戦略的な販売計画の立案にも役立ちます。
上記のメリットに加え、FAX注文の廃止は環境保護にも貢献します。紙の使用や印刷インクの消費が減り、企業の環境負荷を削減することができます。これはSDGs（持続可能な開発目標）に取り組む企業にとって、ブランドイメージ向上にもつながる重要な要素です。
まとめ
FAX注文は、デジタル化が進む現代において、業務効率や利便性の観点から不利な選択肢となりつつあります。業務の自動化、ヒューマンエラーの削減、顧客利便性の向上、多様な決済手段への対応、さらにはデータの一元管理によるビジネスインテリジェンスの向上まで、デジタルツールへの移行は多大なメリットをもたらします。
さらに、デジタル化の未来を見据えた場合、AIや機械学習を活用したデータ分析や業務自動化は、今後ますます重要になります。FAXに依存する業務を続けることは、将来的な競争力の低下を招くリスクがあり、今すぐにデジタルツールへ移行することが、長期的な成長の基盤を築くために不可欠です。
特にBtoB-ECは、これらのメリットを最大限に活かせるシステムであり、FAX注文に代わる最適なソリューションです。弊社が提供するガイドブックでは、具体的な導入方法や成功事例を詳しく解説していますので、FAX注文の廃止やデジタル化を検討中の方は、ぜひご参考ください。
